Ogni azienda ha un proprio modo di lavorare. Alcuni processi sono standard, altri si sono costruiti nel tempo sulla base dell’esperienza, delle esigenze dei clienti e delle caratteristiche dell’organizzazione.
Pensiamo, ad esempio, alla gestione di un ordine: dalla sua ricezione e preparazione fino alla consegna al cliente. Due aziende che vendono prodotti simili possono gestire questi passaggi in modo completamente diverso.
Quando si introduce una piattaforma già pronta, però, non sempre il processo aziendale trova al suo interno esattamente ciò di cui ha bisogno. In alcuni casi il software può essere configurato per adattarsi alle esigenze dell’azienda, in altri, è l’azienda che comincia gradualmente a modificare il proprio modo di lavorare per seguire i flussi previsti dalla piattaforma.
È qui che può emergere un’altra forma di lock-in: il lock-in dei processi.
Quando il processo deve entrare nel software
Una piattaforma già pronta nasce per rispondere alle esigenze di molte aziende e, per farlo, propone procedure e workflow già definiti.
Torniamo all’esempio della consegna. Un’azienda potrebbe gestire modalità di spedizione differenti in base al cliente, organizzare le priorità secondo regole proprie oppure coordinare preparazione e consegna seguendo passaggi sviluppati nel tempo.
Se la piattaforma non permette di gestire quel processo nello stesso modo, l’azienda può trovarsi a modificarlo: cambiare alcuni passaggi, aggiungere attività manuali o utilizzare il sistema in un modo diverso da quello previsto inizialmente.
Con il tempo, il modo di lavorare dell’azienda può quindi avvicinarsi sempre di più al modo in cui è stata progettata la piattaforma.
Quando un processo è parte di ciò che distingue l'azienda
Adattarsi a un workflow standard non è necessariamente uno svantaggio: molte attività aziendali sono simili da un’organizzazione all’altra e utilizzare procedure già consolidate può essere la scelta più semplice ed efficace.
La situazione cambia quando quel processo fa davvero la differenza per il cliente. Una gestione particolare delle consegne potrebbe permettere a un’azienda di essere più veloce, gestire richieste specifiche o offrire un servizio che i concorrenti non riescono a garantire nello stesso modo.
In questo caso quel processo non è soltanto una sequenza di attività interne: può essere parte del vantaggio competitivo dell’azienda.
Se però aziende diverse finiscono per adattare il proprio modo di lavorare agli stessi workflow, quelle differenze possono ridursi. Processi che prima distinguevano un’azienda dai concorrenti diventano sempre più simili.
Standardizzare dove serve, differenziare dove conta
Non tutti i processi hanno bisogno di essere gestiti in modo personalizzato. Per attività standard, come paghe, contabilità o altre procedure comuni a molte aziende, utilizzare una piattaforma già pronta può essere la soluzione più razionale.
Vale invece la pena fare una valutazione diversa per quei processi che hanno caratteristiche specifiche e incidono sull’efficienza, sul servizio offerto o sulla capacità dell’azienda di distinguersi.
La domanda da porsi diventa quindi: stiamo adattando questo processo perché è davvero più efficace oppure perché il software ci permette di gestirlo soltanto in questo modo?
Il software dovrebbe supportare il modo giusto di lavorare
Quando una piattaforma viene utilizzata da anni, può diventare difficile distinguere tra le procedure nate dalle reali esigenze dell’azienda e quelle introdotte semplicemente per adattarsi allo strumento.
Per questo può essere utile partire dal processo, osservando come viene svolto oggi, quali passaggi generano valore e quali invece esistono soltanto perché richiesti dal sistema.
In Atobit possiamo analizzare insieme questi flussi e capire dove una piattaforma standard continua a rispondere bene alle esigenze dell’azienda e dove, invece, sta iniziando a condizionarne il modo di lavorare.
È una dinamica che conosciamo anche per esperienza diretta: nel tempo ci siamo trovati a rivedere alcuni dei nostri strumenti proprio perché il nostro modo di lavorare si era evoluto e le soluzioni utilizzate non riuscivano più a seguirlo.
Per questo, prima di scegliere una nuova soluzione, riteniamo importante partire dal modo in cui l’azienda lavora realmente. Si può così valutare se ottimizzare ciò che esiste, integrare nuovi strumenti o sviluppare una soluzione su misura per i processi che hanno davvero bisogno di mantenere le proprie caratteristiche.
