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Quattro file Excel e un funerale


Alzi la mano chi almeno una volta nella vita ha invocato i santi in paradiso aprendo la versione sbagliata dell’Excel inviato dal collega per mail. Ecco, tranquillo non sei il solo!

Ma noi imperterriti (e soprattutto un poco masochisti) continuiamo il nostro lavoro, complicandoci ulteriormente la vita per colpa di uno strumento così apparentemente e maledettamente affascinante.

Diciamo chiaramente, l’economia italiana ha un unico grande punto fermo: EXCEL.

Questo programma ”PANACEA-DI-TUTTI-I-MALI” nasce nel lontano 1987 e tutt’ora se si pensa a numeri e computer la maggior parte delle persone fa riferimento alle celle del programma di Microsoft. Dopo ben 35 anni il programma è rimasto pressochè lo stesso.

Ma il mondo dell’innovazione come si sta muovendo? Sicuramente Excel è una soluzione di base, ma molto poco automatizzabile.

Con l’avvento di tecniche e automazioni più semplici e innovative tantissime aziende si stanno muovendo verso sistemi di gestione Database, CRM e dati molto più automatizzate e scalabili, tradotto: smart. I limiti di Excel sono evidenti e tantissimi, andiamo a vedere assieme i 5 motivi (i primi che mi sono venuti in mente) per cui devi smettere di usarlo, e passare ad una nuova soluzione, da domani.


1. È impossibile collaborare

Chi si trova a dover organizzare individualmente i dati e l’archivio aziendale non vedrà il problema perché ogni dato inserito in Excel proviene da una sola fonte, la propria.

Peccato che “Nessun uomo è un’isola” e aggiungerei nessuna azienda è composta da una sola persona: tutti lavoriamo in piccole o grandi aziende divise in numerosi dipartimenti nei quali diversi responsabili si trovano a gestire informazioni, numeri e budget differenti. La necessità di condividere le informazioni viene meno soprattutto nel momento delle scadenze mensili, semestrali e annuali.

Vi svelo una verità scomoda: Excel non è stato pensato, creato e costruito come uno strumento di collaborazione tra diversi team per favorire i processi aziendali, pertanto non prevede nemmeno la possibilità di far accedere al foglio elettronico più di un utente in contemporanea per verificare i dati raccolti.

Durante la stesura dei report di fine periodo, questo diventa un PROBLEMA ENORME poiché la collaborazione è il fattore chiave per redigere un documento puntuale, corretto e completo di tutte le informazioni, ma questo credo sia lapalissiano sottolinearlo.


2. Ti aiuta, ma a sbagliare!

Chi utilizza Excel dovrebbe seriamente considerare di controllare più volte il proprio foglio dati prima di salvarlo e inviarlo a chi di interesse, ti cito un dato: sapevi l’88% dei fogli elettronici ha al proprio interno almeno due errori? Perfino i file più accurati (Hai presente quelli che orgogliosamente ti invia il tuo collega Sig. Precisetti?). Ecco digli che gli allegati che ti invia il mercoledì alle 18.35 contengono errori in più dell’5% delle formule che ha utilizzato.

Ciò che più fa pensare però, è il fatto che la maggior parte delle imprecisioni sono dovute all’errore umano (povero Sig. Precisetti!) e quindi potrebbero essere facilmente evitate.

Già hai poco tempo, un sacco di scadenze, e mille impegni…ma chi l’ha detto che devi anche metterti lì a cercare di raccogliere tutti i dati dentro uno stesso foglio di lavoro, trovare gli errori, segnalarli, rischiare di copiare nel modo sbagliato omettendo possibili informazioni di valore? E tutto questo senza avere nemmeno la certezza che i dati condivisi siano davvero corretti!

Non poter contare sui dati raccolti, perché inevitabilmente contengono errori, è un lusso che un qualsiasi dipartimento in azienda, dall’ufficio finanziario a quello contabile, non può di certo permettersi. Prendiamo un esempio: JP Morgan, nota banca britannica, nel 2013 ha riportato una perdita di 6 miliardi (miliardi, non milioni) di dollari a causa di alcuni copia-incolla errati in Excel che hanno portato alla creazione di un valore a rischio errato. Non sto scherzando, se non ci credi leggi qui.


3. Mette in pericolo la sicurezza aziendale

Excel è una scelta comoda perché è di facile accesso, ogni computer Windows ce l’ha installato insieme al pacchetto Microsoft Office e perché è un’opzione accessibile anche da chi non può permettersi grossi investimenti infrastrutturali, giusto. Ma proprio a causa di questo fatto, sei anche te stesso fortemente limitato. Sì è vero, mi dirai “esistono le versioni per mobile, office 365, il remote, la Maga Magò ecc” ma l’aggiornamento dei dati dall’app, il problema della VPN, la pessima UX da mobile ecc, ammettilo: non è poi così semplice.

Questo problema viene superato da semplici e comode app che si appoggiano al cloud, con molteplici vantaggi:

  • il back-up dei dati avviene in automatico, annullando il rischio di visionare delle informazioni non aggiornate;
  • è possibile effettuare l’accesso da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento con la certezza di avere di fronte i dati aggiornati e sincronizzati;
  • le informazioni sono archiviate in un server sicuro e protetto senza che ogni utente debba salvare i propri fogli di lavoro all’interno del pc;
  • l’accesso è protetto e individuale, garantendo una privacy che il pc aziendale non offre
  • riduce gli errori umani di inserimento dati perché l’aggiornamento delle informazioni avviene in automatico

4. Ti fa giocare a mosca cieca in autostrada

Un grande classico in azienda è lo stesso foglio Excel gestito da più persone con funzioni diverse all’interno del progetto. Tale modalità presenta principalmente altri due problemi:

  • un file non può essere aperto in contemporanea, pertanto i dati non vengono aggiornati in automatico per tutti, al contrario chi modifica il foglio dovrà condividere il nuovo file ai colleghi;
  • non è possibile risalire a chi ha effettuato le modifiche

Gestire i processi aziendali significa lavorare in sintonia ed entrare in collaborazione con tutti i reparti aziendali: con un foglio di lavoro di questo tipo, tale premessa viene meno, compromettendo seriamente la possibilità di creare un report accurato con cui prendere le decisioni più consone per migliorare le performances d’impresa.


5. Non è pensato per la tua azienda

Si è detto che Excel è facile da utilizzare e possiede infine funzioni matematiche e finanziarie in base alle esigenze: questi suoi vantaggi sono anche il suo lato negativo. Le funzioni di base sono relativamente semplici da applicare, ma, nel momento in cui è necessario utilizzare degli elementi più complessi del software, diventa inevitabilmente complesso e richiede molto tempo. Per non parlare di tutti quei processi che solo la tua azienda compie, o quei flussi di lavoro che da anni si realizzano solo in determinati step: adattarli ad un Excel è come far entrare un vaso Ming in una busta della Coop, in sostanza.

Uno studio di Ventana Research ha riportato dei dati interessanti: il 54% delle aziende che utilizzano in modo considerevole i fogli Excel per i processi industriali impiega una settimana in più di tempo per creare dei report mensili rispetto a chi si affida a strumenti di gestione automatizzati.

Potrei andare avanti all’infinito, e ti vedo che mentre leggevi l’articolo facevi “Sì” con la testa dandomi ragione su molti aspetti, ma è perchè ti capisco: in un modo o nell’altro siamo tutti stati sulla stessa barca, almeno una volta.

Parafrasando una massima famosa: “Usare Excel è umano, perseverare è diabolico”.


Hey! però ho una buona notizia: esistono tante soluzioni comode, facili ed efficaci per risolvere tutti questi problemi. Vuoi sapere quali?

Scrivimi a yuri.ferrari@atobit.it, per scoprirlo ma... non azzardarti a mandarmi un file excel in allegato, mi raccomando! :)

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