Scegliere una piattaforma già pronta può essere una soluzione efficace per molte aziende. Permette di utilizzare funzionalità già disponibili, ridurre i tempi di implementazione e partire senza affrontare lo sviluppo di un software da zero.
Ma c’è un aspetto che al momento della scelta può essere difficile da valutare: quanto sarà semplice cambiare soluzione in futuro?
Quando una piattaforma diventa centrale nel lavoro dell’azienda, sostituirla può richiedere tempo, investimenti e interventi su tutto ciò che nel frattempo è stato costruito intorno ad essa.
È in situazioni come questa che si parla di lock-in: quando la dipendenza da una piattaforma rende difficile o poco conveniente passare a una soluzione diversa.
Il costo cresce insieme all’azienda
Molte piattaforme software prevedono un costo periodico legato al numero di utenti, ai moduli utilizzati o alle funzionalità attivate.
Con la crescita dell’azienda possono aumentare le persone che devono utilizzare il sistema, le funzionalità necessarie e le integrazioni con altri strumenti. Di conseguenza, anche un costo inizialmente contenuto può assumere un peso diverso.
Pensiamo, ad esempio, a una piattaforma con un costo per utente. Se il team raddoppia, anche il costo delle licenze può crescere di conseguenza e continuerà a essere sostenuto ogni anno finché la piattaforma verrà utilizzata.
Per valutare una soluzione, quindi, non basta considerare quanto costa adottarla: è importante capire anche come potrebbero evolvere i costi negli anni successivi.
Quando cambiare piattaforma diventa complicato
Con il passare degli anni una piattaforma può diventare sempre più integrata nel funzionamento dell’azienda. Al suo interno si accumulano dati, vengono create integrazioni con altri sistemi, aggiunte personalizzazioni e definite modalità di lavoro che le persone imparano a utilizzare ogni giorno.
Se a un certo punto nasce l’esigenza di cambiare soluzione, non basta sostituire un software con un altro, bisogna capire come trasferire ciò che è stato costruito nel tempo e quanto costerebbe farlo.
Più la piattaforma diventa centrale nel lavoro dell’azienda, più cambiare può richiedere tempo e investimenti. E l’azienda può finire per continuare a utilizzare la stessa piattaforma non perché sia ancora la soluzione più adatta, ma perché sostituirla è diventato troppo complesso o costoso.
È questo uno degli effetti più importanti del lock-in: ridurre, nel tempo, la libertà di scegliere un’alternativa.
Pagare per utilizzare o investire per possedere
Con una piattaforma in abbonamento si paga per utilizzare un servizio. Anche dopo anni di canoni, il software continua ad appartenere al fornitore e quanto speso non si trasforma in un asset di proprietà dell’azienda.
Con un software sviluppato su misura la logica può essere diversa: a seconda degli accordi, il codice sorgente può appartenere all’azienda e la soluzione può essere modificata ed evoluta nel tempo.
Questo non significa che il custom sia sempre la scelta migliore. Per processi standard, come la gestione delle paghe o alcune attività amministrative, una soluzione già esistente può essere più conveniente.
Il ragionamento cambia quando il software supporta processi specifici e importanti per il modo di lavorare dell’azienda. In questi casi può avere senso confrontare il costo di continuare a utilizzare e adattare una piattaforma con quello di investire in una soluzione su misura.
Una scelta fatta anni fa può essere ancora quella giusta?
Una piattaforma scelta anni fa può continuare a essere la soluzione migliore. Oppure, nel frattempo, possono essere cambiate le esigenze dell’azienda, il numero di utenti, i costi e le alternative disponibili.
Per capirlo è utile mettere a confronto non soltanto il costo necessario per cambiare, ma anche quello previsto per continuare a utilizzare la soluzione attuale.
L’obiettivo non dovrebbe essere sostituire una piattaforma a tutti i costi, ma avere gli elementi necessari per capire quale scelta abbia più senso oggi e nei prossimi anni.
In Atobit possiamo partire proprio da questa analisi, valutando la piattaforma utilizzata oggi, i costi sostenuti e quelli previsti nel tempo, le integrazioni e le personalizzazioni già presenti e le esigenze che il sistema deve soddisfare.
Da qui possiamo confrontare la situazione attuale con un’eventuale soluzione su misura, considerando non solo il costo di sviluppo, ma anche quello di gestione, manutenzione ed evoluzione nel tempo.
L’obiettivo è capire, con numeri concreti, se continuare con la piattaforma attuale sia ancora la scelta più conveniente o se esistano alternative più sostenibili nel lungo periodo, prima di valutare un’eventuale migrazione.
