Scegliere una piattaforma significa affidarle una parte importante delle informazioni dell’azienda. Nel tempo al suo interno si accumulano dati su clienti, ordini, attività, prodotti e molto altro.
Finché la piattaforma viene utilizzata, difficilmente ci si pone il problema di cosa succederebbe a tutte queste informazioni se un giorno si decidesse di cambiare sistema.
In teoria, i dati appartengono all’azienda e possono essere esportati, ma poterli esportare non significa necessariamente poterli trasferire facilmente in un altro software.
È qui che può emergere un’altra forma di lock-in: il lock-in dei dati.
Cosa succede ai dati quando cambi piattaforma?
Quando arriva il momento di passare a un nuovo software, che sia per scelta o per necessità, uno dei primi passaggi è capire quali informazioni devono essere trasferite e in che modo possono essere recuperate dal sistema attuale.
Alcuni dati possono essere relativamente semplici da spostare, come un elenco di clienti o prodotti. La situazione cambia quando bisogna trasferire anni di ordini, documenti, attività, collegamenti tra informazioni o campi creati appositamente per l’azienda.
Ogni piattaforma, inoltre, organizza le informazioni in modo diverso. Per questo non sempre è possibile trasferire tutto esattamente com’era: alcuni dati possono dover essere riorganizzati o ricostruiti per poter essere utilizzati correttamente nel nuovo sistema.
Ed è proprio durante una migrazione che può emergere quanto le informazioni dell’azienda siano legate alla piattaforma utilizzata.
I dati sono tuoi. Ma hai davvero le chiavi?
Quando utilizzi una piattaforma, i dati che inserisci appartengono alla tua azienda, ma il modo in cui puoi recuperarli dipende anche da ciò che la piattaforma ti permette di fare.
Può capitare di riuscire a esportare l’elenco dei clienti, ma non tutte le informazioni collegate a ciascuno di loro, oppure di recuperare gli ordini, ma non tutto lo storico delle attività o alcune personalizzazioni costruite nel tempo.
È qui che nasce il paradosso: i dati sono tuoi, ma non sei necessariamente tu a decidere come puoi portarli fuori dal sistema.
Questo è uno degli aspetti più importanti del lock-in dei dati: avere accesso alle proprie informazioni non garantisce di poterle recuperare tutte, nel modo in cui servono, quando si decide di cambiare piattaforma.
Prima di cambiare, bisogna capire cosa si può portare con sé
Prima di migrare verso un nuovo software è importante capire quali dati sono presenti nella piattaforma attuale e quali potranno essere trasferiti.
Avere un quadro chiaro della situazione permette di valutare la migrazione con maggiore consapevolezza, individuando in anticipo eventuali difficoltà nel recupero e nel trasferimento delle informazioni.
In Atobit possiamo partire proprio da questa analisi: capire quali dati devono essere recuperati, come sono organizzati e quali criticità potrebbero emergere durante il trasferimento.
Una migrazione può sembrare complessa, soprattutto quando il sistema viene utilizzato da anni e contiene una grande quantità di informazioni. È un percorso che abbiamo affrontato in prima persona con i nostri dati e sappiamo che, con un’analisi iniziale e una strategia definita, può essere gestito in modo sicuro passo dopo passo.
Da qui è possibile valutare come affrontare una migrazione, quali attività saranno necessarie e quale sarà il suo impatto, prima di decidere se sostituire la piattaforma attuale.
